コンクール会場の運営を支えるボランティアを紹介します！

 今日はコンクール開催期間中、聴衆の皆様をお迎えする役割を担うボランティア、「会場運営サポート部門」をご紹介します。仙台国際音楽コンクールのボランティアは４部門に分かれています。他の３部門が出場者をフォローしたり、広報宣伝活動をしたりという、コンクールを陰で支える役割なのに対し、この部門は業界用語で「表方」と言われる通り、会場にいらっしゃるお客様をお迎えし、コンクール会場のスムーズな運営を管理する、「ボランティアの顔」ともいえる存在です。現在、登録ボランティアは１１８名。日々ローテーションを組んで、合計２０日間に渡る本選と４日間のチャレンジャーズ・ライヴの会場運営を中心に活動しています。

ピアノ部門、予選２日目。開演１時間半前から始まる打ち合わせに同席し、活動の様子を取材しました。まずは、この日の朝からの当番に当たったボランティア全員と事務局が集まり、一日の流れや注意事項を綿密に打ち合わせます。前日までに起こった事例も報告され、運営がスムーズになるよう日々改善を繰り返します。

打ち合わせの最後に、お客様を気持ちよくお迎えできるよう、大きな声を出して、挨拶とお辞儀の練習を行います。

 

全体の打ち合わせの後は、各部門に分かれての打ち合わせが行われます。ボランティアの中には、ベテランの方、今回初めての方等、経験の違う方が混在しています。この日、先輩のボランティアはこれまでの経験を生かして、お客様との接し方を丁寧に新しいボランティアに説明していました。コンクールボランティアは毎回、新規募集もされますが、新しく参加するボランティアも不安なく活動に入っていける態勢が整っているのも強みです。

いよいよ会場時間となり、並んでいたお客様の列が一気に動き出しました。ここでも、ボランティアがお声掛けし、安全でスムーズな、お客様の入場をサポートします。

入場されたお客様のチケットを一旦お預かりし、半券を戻します。

そして、お客様に当日のプログラムをお渡しします。これら一連の流れは単純に見えて、なかなか難しいのです。私も以前、体験してみたことがありますが、お客様の動きを止めずに速やかに半券やプログラムをお渡しするタイミングは簡単に身につくものではないと実感しました。お客様の数が多くても、「いらっしゃいませ」という言葉と笑顔の対応を欠かさないところはさすがです。

こちらは、会場内担当のボランティア。席が見つからず、迷っているお客様を見かけたら、すかさず駆けつけ、ご案内します。その他、会場内で何か問題が起こっていないか、常に、さり気なく目を光らせています。

いよいよ、開演直前時間となり、お客様に携帯電話等、音の出る機器の電源OFFや撮影・録音等を遠慮頂くことのお願いで客席を回ります。 コンクールは若い音楽家が自らの将来を掛けて、真剣勝負をする場所。ここで改めて皆様に、開演前、携帯電話等の電源のご確認をお願いしたいと思います。

こちらは、ホール入場口で聴衆の皆様を迎えるボランティア。開演直前にいらっしゃるお客様も、的確に空いた席にご案内します。演奏が始まった後は、次の区切りまでお客様に待っていただくことを説明し、ドアの内側担当のボランティアと連携し、区切り時間が来たらお客様を速やかにホール内にご案内します。


今日は、コンクールの会場運営を支える「会場運営サポート部門」の活動をご紹介しました。第６回のコンクールも折り返しを過ぎ、後半のピアノ部門が始まっています。これからセミファイナル、ファイナルと、どんどん来場されるお客様が増えてきますが、会場運営サポート部門は多くのお客様にも的確に対応できるノウハウと経験を積んでいます。会場にお越しの皆様も何かお困りのことがあれば、ご遠慮なくお声掛けいただきたいと思います。


広報宣伝サポートボランティア　　　　岡